Legea din 07.05.2013 pentru modificarea și completarea Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 a fost publicata in Monitorul Oficial nr. 253/07.05.2013.
Cateva prevederi:
• În cazul declarării falimentului, în condițiile legii, a unui creator de documente, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de altul, documentele cu valoare istorică se preiau de Arhivele Naționale sau de serviciile județene/Serviciul Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale, iar documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurările sociale ale cetățenilor, se predau, pe bază de contract, operatorilor economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice.
• În cazul încetării, în condițiile legii, a activității unei persoane fizice autorizate sau a activității unui profesionist care își desfășoară activitatea în baza unei legi speciale, care sunt creatori de documente, sau în cazul în care aceștia solicită, în mod expres, preluarea arhivei deja create, documentele care alcătuiesc arhiva se pot prelua de către persoana fizică asociată, de către profesionistul asociat sau de către organizația profesională din care aceștia fac parte, la solicitarea expresă a acestora.
• Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile cetățenilor referitoare la stagiile de cotizare în sistemul unitar de pensii publice, aflate la casele teritoriale de pensii, se predau cu prioritate, pe bază de contract, operatorilor economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice, la cererea acestora.
• În cazul persoanelor juridice pentru care s-a declarat falimentul, finanțarea transferului arhivei către un operator economic autorizat să presteze servicii arhivistice se va face, cu prioritate, de către lichidator, din fondul de lichidare, în condițiile art. 4 din Legea nr. 85/2006 privind procedura insolvenței, cu modificările și completările ulterioare, sau, după caz, din averea debitorului.
În vederea realizării activităților prevăzute la alin. anterioare se instituie obligația notificării Arhivelor Naționale sau, după caz, a serviciilor județene/Serviciului Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale, după cum urmează:
a) de către lichidatori: cu privire la deschiderea procedurii insolvenței unui creator sau deținător de documente și, în termen de 15 zile de la încheierea contractelor prevăzute anterior, cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice cărora le-au fost predate spre păstrare și administrare documentele creatorilor dizolvați;
b) de către operatorii economici prevăzuți la lit. a), cu respectarea termenului de 15 zile de la încheierea contractelor prevăzute anterior.
c) de către persoane fizice sau juridice, inclusiv casele teritoriale de pensii, ce au în păstrare sau custodie arhivele creatorilor de documente desființați cu privire la predarea arhivei și, în termen de 15 zile de la încheierea contractelor prevazute anterior , cu privire la datele de identificare ale operatorilor economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice cărora le-au fost predate spre păstrare și administrare documentele creatorilor dizolvați
Prestarea de servicii arhivistice
Operatorii economici pot presta servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică și utilizare a documentelor cu valoare practică pe care le dețin, denumite în continuare servicii arhivistice, numai după obținerea autorizației de funcționare din partea Arhivelor Naționale sau a serviciilor județene/Serviciului Municipiului București ale/al Arhivelor Naționale, după caz.
Autorizația de funcționare se eliberează, contra cost, conform prevederilor legale, pentru unul sau mai multe servicii arhivistice, dacă sunt îndeplinite cumulativ condițiile referitoare la:
a) competența profesională – operatorul economic dispune de personal angajat cu contract de muncă, având pregătirea profesională necesară prestării serviciilor arhivistice;
b) baza materială – operatorul economic dispune de resurse materiale suficiente, precum: echipamente, spații, dotări pentru personal în vederea începerii și desfășurării activităților respective;
c) existența unor reglementări interne de practică arhivistică, în conformitate cu prevederile legii
Autorizația de funcționare se eliberează pentru o perioadă de 3 ani și poate fi reînnoită pentru aceeași perioadă.
Contractele de servicii arhivistice
Contractele având ca obiect prestarea de servicii arhivistice trebuie să conțină clauze exprese referitoare la transferul documentelor preluate de operatorul economic autorizat să presteze servicii arhivistice, în cazul încetării activității acestuia, către un alt operator economic autorizat să presteze servicii arhivistice.
Contractele încheiate cu nerespectarea obligației prevăzute anterior sunt lovite de nulitate absolută.
Arhivele Naționale asigură evidența generală a operatorilor economici autorizați să presteze servicii arhivistice, prin Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice.
Prin excepție de la prevederile prezentei legi, birourile notariale, camerele notarilor publici și Uniunea Națională a Notarilor Publici din România, după caz, sunt singurele entități care dețin, administrează, conservă și protejează arhivele notariale. Aceste entități își exercită atribuțiile prevăzute de prezentul alineat, fără îndeplinirea vreunei condiții prealabile de autorizare.
Operatorii economici care, la data intrării în vigoare a prezentei legi, prestează servicii arhivistice au obligația ca în termen de un an de la data intrării în vigoare a prezentei legi să solicite eliberarea autorizației de funcționare, în condițiile Legii nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare, precum și cu cele aduse prin prezenta lege.
